Riunioni online degli organi collegiali, ecco cosa cambia per le scuole e i docenti (NOTA in PDF)

Dalla modifica del Regolamento d'Istituto ai requisiti delle piattaforme e del voto segreto: tutte le novità introdotte dalla nota ministeriale n. 3803

Da quest'anno scolastico le scuole potranno organizzare a distanza, e non solo in presenza, le riunioni degli organi collegiali, comprese quelle che prevedono una votazione. Una novità che affonda le radici nel CCNL 2019-2021 e che ora, dopo il confronto tra Ministero dell'Istruzione e del Merito e organizzazioni sindacali, trova attuazione grazie alla nota ministeriale n. 3803 del 30 giugno 2026, accompagnata da un Allegato tecnico che definisce i requisiti organizzativi e informatici necessari per garantire la validità delle sedute online.

Anief spiega la portata della misura e invita le scuole ad approfittare del primo Collegio dei docenti dell'anno per aggiornare i regolamenti d'istituto.

Di seguito il comunicato integrale diffuso da Anief:

“È importante ricordare da dove nasce questa possibilità – dichiara Marcello Pacifico, presidente nazionale Anief –: è il CCNL 2019-2021 ad avere previsto la possibilità di disciplinare le attività collegiali a distanza. Il nuovo contratto e il successivo confronto tra MIM e sindacati consentono oggi di dare piena attuazione a quella previsione, anche attraverso la predisposizione della nota tecnica che fornisce alle scuole le indicazioni operative necessarie”.

La disciplina prevede che le istituzioni scolastiche autonome possano regolamentare lo svolgimento a distanza delle attività collegiali previste dall'articolo 44 del CCNL, comprese quelle aventi carattere deliberativo. Rientrano tra queste il Collegio dei docenti, comprese le attività di programmazione e verifica di inizio e fine anno, i Consigli di classe, interclasse e intersezione e i Gruppi di Lavoro Operativo per l'inclusione (GLO). Restano invece esclusi scrutini, esami e attività di valutazione, che continuano a svolgersi in presenza.

Per attivare questa modalità non è sufficiente la decisione del dirigente scolastico: ogni istituzione dovrà prima modificare il Regolamento d'Istituto, disciplinando modalità di convocazione, partecipazione, svolgimento delle sedute e votazioni, oltre a verificare che la piattaforma utilizzata rispetti i requisiti tecnici previsti dal Ministero.

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«È opportuno che le scuole procedano quanto prima all'adeguamento dei propri regolamenti – prosegue Pacifico – perché le riunioni online possono rappresentare uno strumento organizzativo moderno, efficace e capace di produrre anche significativi risparmi. Pensiamo, in particolare, al personale che deve spostarsi da una sede all'altra, ai lavoratori fuori sede e a tutti coloro che operano in territori interessati da condizioni meteorologiche particolarmente difficili o da ondate di calore».

L'Allegato tecnico stabilisce infatti che le piattaforme dovranno garantire l'identificazione certa dei partecipanti, un sistema di autenticazione sicuro, la registrazione degli accessi per verificare il quorum deliberativo, la corretta verbalizzazione delle sedute e l'integrità, la tracciabilità e l'immodificabilità dei dati.

Particolare attenzione è dedicata alle votazioni a scrutinio segreto. Queste potranno svolgersi online solo se il sistema garantirà una separazione effettiva tra l'identità del votante e il voto espresso, assicurando un anonimato non ricostruibile nemmeno attraverso log o metadati. In assenza di tali garanzie, le votazioni segrete dovranno essere effettuate in presenza.

“La modalità telematica non deve essere considerata una soluzione eccezionale, ma una delle possibilità organizzative a disposizione della comunità scolastica, nel rispetto delle prerogative degli organi collegiali e delle necessarie garanzie di partecipazione e trasparenza. Le scuole dovranno individuare strumenti di uso corrente e adeguati alla gestione delle sedute e delle votazioni, anche attraverso l'integrazione di più procedure, purché siano rispettati i requisiti indicati nella documentazione tecnica predisposta dal Ministero”.

Anief ricorda inoltre che i sistemi utilizzati dovranno garantire il carattere personale e univoco del voto, oltre alla trasparenza e verificabilità delle procedure, nel rispetto dei criteri di sicurezza e della normativa sulla protezione dei dati personali. Le scuole dovranno inoltre acquisire dal fornitore la documentazione tecnica che attesti la conformità della piattaforma e, quando previsto dalla normativa privacy, nominare il fornitore quale Responsabile del trattamento ed effettuare una Valutazione d'Impatto sulla Protezione dei Dati (DPIA).

“È una conquista contrattuale che ora deve diventare una concreta opportunità per le scuole – conclude Pacifico –. Il nostro obiettivo è rendere l'organizzazione scolastica più moderna, efficiente e rispettosa dei tempi e delle esigenze di chi vi lavora”.

ORGANI COLLEGIALI ONLINE.pdf

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di Leandro Castagna

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